Anleitung
KI-Telefonassistent einrichten: Schritt-für-Schritt in 1 Woche
Die gute Nachricht zuerst: Sie müssen fast nichts tun. Bei ImmerRuf ist die Einrichtung done-for-you – wir konfigurieren, trainieren und verbinden alles für Sie. In der Regel ist Ihr Assistent in rund einer Woche startklar. Hier sehen Sie genau, wie der Ablauf aussieht und was wirklich auf Sie zukommt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ihr KI-Telefonassistent ist in der Regel in einer Woche startklar.
- Die Einrichtung ist done-for-you: Wir übernehmen Konfiguration, Training, Kalender und Terminregeln.
- Sie behalten Ihre Telefonnummer – über eine einfache Rufumleitung, ohne neue Hardware.
- Ihr Aufwand: ein kurzes Erstgespräch und einmal die Rufumleitung aktivieren. Mehr nicht.
- DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Inhalt
So läuft die Einrichtung ab
Viele Betriebe schrecken vor neuer Technik zurück, weil sie befürchten, tagelang etwas einrichten oder programmieren zu müssen. Bei ImmerRuf ist das anders: Wir richten Ihren KI-Telefonassistenten von A bis Z für Sie ein. Sie geben uns die nötigen Informationen zu Ihrem Betrieb – den Rest erledigen wir. Von der ersten Idee bis zum Live-Betrieb vergeht meist nur eine Woche.
Im Folgenden sehen Sie die sieben Schritte, die wir gemeinsam durchlaufen. Bei den meisten Schritten sind Sie nur einmal kurz eingebunden – die eigentliche Arbeit liegt bei uns.
Die 7 Schritte im Detail
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Erstgespräch & Kennenlernen
In einem kurzen, unverbindlichen Gespräch lernen wir Ihren Betrieb kennen. Wir klären gemeinsam: Welche Anliegen haben Ihre Anrufer am häufigsten? Welche Fragen werden immer wieder gestellt? Welche Termine sollen gebucht werden können? Aus diesen Antworten entsteht die Grundlage für Ihren Assistenten.
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Konfiguration & Training
Jetzt übernehmen wir. Wir wählen die passende Stimme, formulieren die Begrüßung, hinterlegen Antworten auf typische Fragen, bauen Ihre FAQ ein und stimmen den Markenton auf Ihren Betrieb ab. Der Assistent wird so trainiert, dass er klingt, als wäre er schon immer Teil Ihres Teams gewesen – freundlich, professionell und in Ihrem Sinne.
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Kalender & Terminregeln verbinden
Sollen Termine direkt gebucht werden, verbinden wir Ihren Kalender. Wir hinterlegen die Regeln: Wie lange dauert ein Termin? Welche Pufferzeiten sind nötig? Wann sind Sie verfügbar, wann nicht? So bucht der Assistent nur Termine, die wirklich in Ihren Tag passen.
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Rufumleitung einrichten
Damit Anrufe bei ImmerRuf ankommen, leiten Sie Ihre bestehende Nummer um. Das ist der einzige Schritt, den Sie selbst an Ihrem Telefon vornehmen – und auch dabei lassen wir Sie nicht allein. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Rufumleitung einrichten. Ihre Nummer bleibt dieselbe.
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Testlauf
Bevor es ernst wird, testen wir gemeinsam. Wir spielen echte Gesprächssituationen durch, prüfen Terminbuchungen und feilen an Antworten, bis alles passt. Sie hören selbst, wie Ihr Assistent klingt und reagiert – und geben Ihr Okay.
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Live gehen
Ist alles getestet, schalten wir den Assistenten live. Ab diesem Moment nimmt ImmerRuf jeden Anruf an – rund um die Uhr, auch abends, am Wochenende und wenn Sie gerade beim Kunden oder auf der Baustelle sind.
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Optimierung nach den ersten Tagen
Nach den ersten Tagen im echten Betrieb schauen wir uns an, wie die Gespräche laufen. Gibt es Fragen, die noch besser beantwortet werden könnten? Lässt sich ein Ablauf verfeinern? Wir optimieren den Assistenten anhand realer Anrufe weiter – damit er mit der Zeit immer besser wird.
Was Sie wirklich tun müssen
Unter dem Strich ist Ihr Aufwand minimal. Konkret sind Sie nur an zwei Stellen aktiv eingebunden:
- Das Erstgespräch: ein kurzes Gespräch, in dem Sie uns Ihren Betrieb und Ihre häufigsten Anliegen schildern.
- Die Rufumleitung: einmal auf Ihrem Telefon aktivieren – mit unserer Anleitung in wenigen Minuten erledigt.
Alles andere – Stimme, Antworten, FAQ, Kalender, Tests, Optimierung – übernehmen wir. Genau das meinen wir mit done-for-you.
Sie liefern das Wissen über Ihren Betrieb. Wir bauen daraus einen Assistenten, der für Sie ans Telefon geht.
Datenschutz & Kosten
ImmerRuf ist DSGVO-konform aufgesetzt. Mit Ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab, sodass die Verarbeitung der Anruferdaten rechtlich sauber geregelt ist. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zum Datenschutz.
Die Tarife beginnen bei 49 € pro Monat – mit fester, planbarer monatlicher Abrechnung statt unkalkulierbarer Kosten pro Anruf. Was am Ende für Ihren Betrieb passt, sehen Sie in unserer Übersicht zu den Kosten.
In einer Woche startklar – fangen wir an?
Lassen Sie uns kurz über Ihren Anrufablauf sprechen. Wir richten ImmerRuf vollständig für Sie ein – kostenlos und unverbindlich beraten.
Rückruf anfordern →Häufige Fragen
Guide
Setting up an AI phone assistant: step by step in one week
The good news first: you barely have to do anything. At ImmerRuf the setup is done-for-you – we configure, train and connect everything for you. Your assistant is usually ready to go in about a week. Here you'll see exactly how the process works and what actually lands on your plate.
Key takeaways
- Your AI phone assistant is usually ready to go in one week.
- The setup is done-for-you: we handle configuration, training, calendar and booking rules.
- You keep your phone number – via simple call forwarding, with no new hardware.
- Your effort: a short intro call and activating call forwarding once. That's it.
- GDPR-compliant with a data processing agreement (DPA).
Contents
How the setup works
Many businesses shy away from new technology, fearing days of configuration or programming. At ImmerRuf it's different: we set up your AI phone assistant from A to Z for you. You give us the necessary information about your business – we do the rest. From the first idea to going live usually takes just one week.
Below are the seven steps we go through together. In most steps you're only briefly involved once – the actual work is on us.
The 7 steps in detail
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Intro call & getting to know you
In a short, no-obligation call we get to know your business. Together we clarify: what do your callers most often want? Which questions come up again and again? Which appointments should be bookable? These answers form the basis for your assistant.
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Configuration & training
Now we take over. We pick the right voice, write the greeting, store answers to typical questions, build in your FAQ and tune the brand tone to your business. The assistant is trained so it sounds like it's always been part of your team – friendly, professional and on message.
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Connecting calendar & booking rules
If appointments should be booked directly, we connect your calendar. We store the rules: how long does an appointment take? What buffer times are needed? When are you available, when not? So the assistant only books appointments that truly fit your day.
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Setting up call forwarding
For calls to reach ImmerRuf, you forward your existing number. This is the only step you carry out on your own phone – and we don't leave you alone with it either. You'll find a detailed guide at setting up call forwarding. Your number stays the same.
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Test run
Before it goes live, we test together. We run through real call situations, check bookings and refine answers until everything fits. You hear for yourself how your assistant sounds and responds – and give your okay.
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Going live
Once everything is tested, we switch the assistant live. From that moment ImmerRuf answers every call – around the clock, including evenings, weekends and when you're with a customer or on site.
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Optimisation after the first days
After the first days in real operation we look at how the calls are going. Are there questions that could be answered even better? Can a flow be refined? We keep optimising the assistant based on real calls – so it gets better over time.
What you actually have to do
The bottom line: your effort is minimal. Specifically, you're only actively involved in two places:
- The intro call: a short conversation in which you describe your business and your most common requests.
- Call forwarding: activate it once on your phone – done in a few minutes with our guide.
Everything else – voice, answers, FAQ, calendar, tests, optimisation – is on us. That's exactly what we mean by done-for-you.
You provide the knowledge about your business. We turn it into an assistant that answers the phone for you.
Data protection & cost
ImmerRuf is set up to be GDPR-compliant. We sign a data processing agreement (DPA) with you, so the processing of caller data is handled in a legally sound way. Read more on our data protection page.
Plans start at €49 per month – with a fixed, predictable monthly fee instead of unpredictable per-call costs. To see what fits your business, check our cost overview.
Ready to go in a week – shall we start?
Let's have a quick chat about your call flow. We'll set ImmerRuf up entirely for you – free, no-obligation advice.
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