KI-Telefonassistent einrichten: Schritt-für-Schritt in 1 Woche

So läuft die Einrichtung ab

Viele Betriebe schrecken vor neuer Technik zurück, weil sie befürchten, tagelang etwas einrichten oder programmieren zu müssen. Bei ImmerRuf ist das anders: Wir richten Ihren KI-Telefonassistenten von A bis Z für Sie ein. Sie geben uns die nötigen Informationen zu Ihrem Betrieb – den Rest erledigen wir. Von der ersten Idee bis zum Live-Betrieb vergeht meist nur eine Woche.

Im Folgenden sehen Sie die sieben Schritte, die wir gemeinsam durchlaufen. Bei den meisten Schritten sind Sie nur einmal kurz eingebunden – die eigentliche Arbeit liegt bei uns.

Die 7 Schritte im Detail

1. Erstgespräch & Kennenlernen

   In einem kurzen, unverbindlichen Gespräch lernen wir Ihren Betrieb kennen. Wir klären gemeinsam: Welche Anliegen haben Ihre Anrufer am häufigsten? Welche Fragen werden immer wieder gestellt? Welche Termine sollen gebucht werden können? Aus diesen Antworten entsteht die Grundlage für Ihren Assistenten.

2. Konfiguration & Training

   Jetzt übernehmen wir. Wir wählen die passende Stimme, formulieren die Begrüßung, hinterlegen Antworten auf typische Fragen, bauen Ihre FAQ ein und stimmen den Markenton auf Ihren Betrieb ab. Der Assistent wird so trainiert, dass er klingt, als wäre er schon immer Teil Ihres Teams gewesen – freundlich, professionell und in Ihrem Sinne.

3. Kalender & Terminregeln verbinden

   Sollen Termine direkt gebucht werden, verbinden wir Ihren Kalender. Wir hinterlegen die Regeln: Wie lange dauert ein Termin? Welche Pufferzeiten sind nötig? Wann sind Sie verfügbar, wann nicht? So bucht der Assistent nur Termine, die wirklich in Ihren Tag passen.

4. Rufumleitung einrichten

   Damit Anrufe bei ImmerRuf ankommen, leiten Sie Ihre bestehende Nummer um. Das ist der einzige Schritt, den Sie selbst an Ihrem Telefon vornehmen – und auch dabei lassen wir Sie nicht allein. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Rufumleitung einrichten. Ihre Nummer bleibt dieselbe.

5. Testlauf

   Bevor es ernst wird, testen wir gemeinsam. Wir spielen echte Gesprächssituationen durch, prüfen Terminbuchungen und feilen an Antworten, bis alles passt. Sie hören selbst, wie Ihr Assistent klingt und reagiert – und geben Ihr Okay.

6. Live gehen

   Ist alles getestet, schalten wir den Assistenten live. Ab diesem Moment nimmt ImmerRuf jeden Anruf an – rund um die Uhr, auch abends, am Wochenende und wenn Sie gerade beim Kunden oder auf der Baustelle sind.

7. Optimierung nach den ersten Tagen

   Nach den ersten Tagen im echten Betrieb schauen wir uns an, wie die Gespräche laufen. Gibt es Fragen, die noch besser beantwortet werden könnten? Lässt sich ein Ablauf verfeinern? Wir optimieren den Assistenten anhand realer Anrufe weiter – damit er mit der Zeit immer besser wird.

Was Sie wirklich tun müssen

Unter dem Strich ist Ihr Aufwand minimal. Konkret sind Sie nur an zwei Stellen aktiv eingebunden:

• Das Erstgespräch: ein kurzes Gespräch, in dem Sie uns Ihren Betrieb und Ihre häufigsten Anliegen schildern.
• Die Rufumleitung: einmal auf Ihrem Telefon aktivieren – mit unserer Anleitung in wenigen Minuten erledigt.

Alles andere – Stimme, Antworten, FAQ, Kalender, Tests, Optimierung – übernehmen wir. Genau das meinen wir mit done-for-you.

Sie liefern das Wissen über Ihren Betrieb. Wir bauen daraus einen Assistenten, der für Sie ans Telefon geht.

Datenschutz & Kosten

ImmerRuf ist DSGVO-konform aufgesetzt. Mit Ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab, sodass die Verarbeitung der Anruferdaten rechtlich sauber geregelt ist. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zum Datenschutz.

Die Tarife beginnen bei 99 € pro Monat – mit fester, planbarer monatlicher Abrechnung statt unkalkulierbarer Kosten pro Anruf. Was am Ende für Ihren Betrieb passt, sehen Sie in unserer Übersicht zu den Kosten. Alle Pläne im Detail finden Sie auf unserer Preise-Seite.