Was kostet ein KI-Telefonassistent? Preise & Modelle 2026

Was kostet es wirklich?

Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, wie viele Anrufe Sie haben und wie lang die Gespräche sind. Ein KI-Telefonassistent für einen kleinen Betrieb beginnt typischerweise im niedrigen zweistelligen bis dreistelligen Eurobereich pro Monat. Bei ImmerRuf liegt der Einstieg bei 99 € pro Monat. Wichtig ist, nicht nur auf die Grundgebühr zu schauen, sondern auf das Gesamtpaket aus Grundpreis und inkludierten Minuten. Minutenpreise gibt es bei ImmerRuf nicht; eine einmalige Einrichtungsgebühr von 99 € fällt in jedem Tarif an und ist für die ersten 10 Kunden gegen eine Fallstudie kostenlos.

Anders als bei einer Empfangskraft fallen keine Lohnnebenkosten, kein Urlaubs- oder Krankheitsausfall und keine Hardware an. Der Preis ist fix und im Voraus bekannt – das macht ihn gut planbar.

Woraus setzt sich der Preis zusammen?

Bei nahezu allen Anbietern – auch bei ImmerRuf – besteht der Preis aus diesen Bausteinen:

• Monatliche Grundgebühr: der feste Betrag pro Monat. Er deckt Bereitstellung, Telefonnummer-Anbindung, laufenden Betrieb und ein bestimmtes Kontingent an Gesprächsminuten ab.
• Inkludierte Minuten: ein monatliches Minuten-Budget, das in der Grundgebühr enthalten ist (z. B. 600, 1.500 oder 3.000 Minuten). Ein Anruf dauert im Schnitt 3,5 bis 4 Minuten – 600 Minuten sind also rund 170 Anrufe. Solange Sie darunter bleiben, zahlen Sie nichts extra.
• Was passiert am Limit: Sind die inkludierten Minuten aufgebraucht, enden die Anrufe am Limit – es gibt keine Minutenpreise und keine Zusatzkosten. Wer mehr Minuten braucht, wählt einfach einen größeren Tarif.
• Einrichtung: die done-for-you-Einrichtung – das Training des Assistenten auf Ihren Betrieb, die Anbindung an Kalender und Rufnummer – kostet in jedem Tarif einmalig 99 € und ist für die ersten 10 Kunden gegen eine Fallstudie kostenlos.

Welcher Tarif für wen?

Die folgende Übersicht zeigt die realen ImmerRuf-Tarife. Welcher passt, hängt vor allem von Ihrem monatlichen Anrufvolumen ab.

Sprachen Deutsch und Englisch sind in jedem Tarif verfügbar. Eine vollständige, aktuelle Übersicht finden Sie auf der Preisübersicht.

Rechenbeispiel: KI vs. Empfangskraft & Telefonsekretariat

Die folgenden Zahlen sind Rechenbeispiele mit Annahmen, keine garantierten Werte – die tatsächlichen Kosten hängen von Region, Tarifvertrag, Anbieter und Volumen ab. Sie sollen nur eine grobe Einordnung geben.

• Empfangskraft (Rechenbeispiel): Eine Empfangskraft verdient in Deutschland im Schnitt rund 17 € pro Stunde, also etwa 35.911 € brutto pro Jahr – und das vor Sozialabgaben, Urlaub, Krankheitstagen, Einarbeitung und Fluktuation. Abgedeckt sind damit nur rund 8 Stunden am Tag, nicht rund um die Uhr.
• Klassisches Telefonsekretariat: wird meist pro Anruf abgerechnet. Die Kosten steigen also mit dem Volumen, und außerhalb der Geschäftszeiten ist oft niemand erreichbar.
• Anrufbeantworter / Mailbox: in praktisch jedem Telefonvertrag bereits enthalten, also effektiv 0 € im Monat. Dafür bekommen Sie auch nichts weiter als eine Aufzeichnung: keine Terminbuchung, keine Antworten auf Fragen – Sie müssen die Nachrichten im Nachhinein selbst abarbeiten. Was oft als KI-Anrufbeantworter bezeichnet wird, ist genau dieser Platz am Telefon, nur mit einem Assistenten, der tatsächlich antwortet und bucht – dafür liegt der Einstiegspreis bei ImmerRuf bei 99 €/Monat.
• Klassischer Telefonservice: wird meist pro Anruf oder pro Minute abgerechnet, wodurch die monatliche Summe mit dem Anrufvolumen steigt und schwer planbar bleibt. Die Erreichbarkeit ist zudem meist auf die Geschäftszeiten begrenzt – anders als der feste Monatspreis und die 24/7-Erreichbarkeit des KI-Telefonassistenten oben. Einen Überblick geben wir im Vergleich der Telefonlösungen.
• KI-Telefonassistent: fester Monatspreis ab 99 €, rund um die Uhr (24/7), mehrere Anrufe gleichzeitig. Der Tarif Wachstum kostet rund 4.188 € pro Jahr – das spart gegenüber einer Empfangskraft rund 31.723 € pro Jahr (vor Sozialabgaben).

Versteckte Kosten vermeiden

Damit Sie nicht überrascht werden, lohnt ein Blick auf diese Punkte – bei jedem Anbieter:

• Kosten am Minutenlimit: Klären Sie, was passiert, wenn das inkludierte Budget aufgebraucht ist. Bei ImmerRuf enden die Anrufe am Limit – es gibt keine Minutenpreise und keine Zusatzkosten. Für mehr Minuten wechseln Sie einfach in einen größeren Tarif.
• Einrichtungsgebühr: Bei ImmerRuf fallen einmalig 99 € an, für die ersten 10 Kunden kostenlos gegen eine Fallstudie.
• Aufpreise für Funktionen: Bei ImmerRuf sind Kernfunktionen wie 24/7-Annahme, Terminbuchung in den Kalender, SMS- und E-Mail-Zusammenfassung sowie Protokoll und Transkript im Tarif enthalten.
• Laufzeit & Zahlweise: Fester Monatspreis, monatlich kündbar. Keine versteckten Bindungen.

KI-Telefonassistent selber bauen: was kostet das?

Ein KI-Telefonassistent lässt sich technisch selbst zusammenbauen. Dafür braucht es mindestens vier Bausteine, die Sie einzeln beauftragen und verbinden müssen:

• einen Speech-to-Text-Dienst, der den Anruf in Text umwandelt
• ein Sprachmodell (LLM), das die Antworten versteht und formuliert
• eine Text-to-Speech-Stimme, die die Antwort zurückspricht
• eine Telefonie-/SIP-Anbindung sowie eine Kalenderintegration für Terminbuchungen

Jeder dieser Dienste wird in der Regel pro Minute oder pro Token abgerechnet, sodass die Kosten mit dem Anrufvolumen steigen – die konkrete Höhe hängt stark davon ab, welche Anbieter Sie kombinieren. Der eigentliche Aufwand liegt aber selten in den reinen API-Kosten, sondern in Entwicklungszeit und laufender Wartung: Prompt-Tuning, der Umgang mit deutschen Dialekten, Fehlerbehandlung bei Ausfällen sowie DSGVO- und AVV-Papierarbeit mit jedem einzelnen Sub-Dienstleister (mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung). Wer ein eigenes Entwicklerteam hat und volle Kontrolle möchte, für den kann sich der Eigenbau lohnen; für die meisten Betriebe unter ein paar hundert Anrufen im Monat ist eine fertige Lösung wie ImmerRuf ab 99 €/Monat günstiger – einen Überblick über die Alternativen bietet der Vergleich der Telefonlösungen.

Lohnt es sich? (ROI als Rechenbeispiel)

Der einfachste Weg, den Nutzen zu beziffern: Was ist ein gewonnener Auftrag wert? Schon ein einziger zusätzlich angenommener Anruf, der zu einem Termin und Auftrag wird, kann die Monatsgebühr decken oder übersteigen – gerade im Handwerk, wo ein Auftrag oft mehrere hundert Euro wert ist.

Als Rechenbeispiel: Wenn Sie nur wenige verpasste Anrufe pro Monat zurückgewinnen und davon im Schnitt ein Teil zu Aufträgen wird, amortisiert sich der Assistent schnell. Wie viele Anrufe heute unbeantwortet bleiben, beleuchten wir im Beitrag Verpasste Anrufe. Eine ehrliche Gegenüberstellung der Alternativen finden Sie im Vergleich.

Wichtig: Das sind Annahmen, keine Garantien. Den größten Hebel hat der Assistent dort, wo viele Anrufe außerhalb der Bürozeiten oder während der Arbeit verloren gehen.

Kosten im Detail: die einzelnen Alternativen

Wer die einzelnen Kostenblöcke genauer aufschlüsseln möchte, findet hier die Details je Alternative:

• Callcenter Kosten für Kleinunternehmen – Preise, Mindestumsätze und Alternativen.
• Sekretärin Kosten pro Monat – die vollständige Rechnung.
• Telefonanlage Kosten – Preise, Hardware und Laufzeit.
• Telefonservice Kosten – Preise pro Anruf und pro Monat.
• Günstiger KI-Telefonassistent – was Einstiegstarife wirklich kosten.