Branche
KI-Telefonassistent für Restaurants & Gastronomie
Mittags- und Abendgeschäft: Der Service ist im Stress, der Tresen voll – und das Telefon klingelt durch. Reservierungen gehen verloren, manchmal rufen fünf Gäste gleichzeitig an. ImmerRuf nimmt jede Reservierung an, rund um die Uhr und auch bei mehreren Anrufen parallel, trägt sie in Ihr System ein und erfasst Sonderwünsche – auf Deutsch und Englisch.
Das Wichtigste in Kürze
- Zur Stoßzeit kann niemand ans Telefon – der KI-Telefonassistent nimmt Reservierungen 24/7 an, auch bei fünf Anrufen gleichzeitig.
- Er trägt Reservierungen direkt in Ihr System bzw. Ihren Kalender ein – keine verlorenen Zettel.
- Er erfasst Sonderwünsche (Tisch am Fenster, Allergien, Anlass) und bedient mehrsprachige Gäste auf Deutsch und Englisch.
- Sonst verlorene Reservierungen können bis zu 18.000 € zusätzlichen Umsatz pro Monat bedeuten – ab 49 € pro Monat, in etwa einer Woche startklar.
Inhalt
Das Problem: Stoßzeit und niemand am Telefon
In der Gastronomie ballt sich alles in wenigen Stunden. Genau dann, wenn die Küche läuft und der Service von Tisch zu Tisch eilt, klingelt das Telefon am häufigsten – Gäste wollen reservieren, umbuchen oder absagen. Wer abnimmt, lässt einen Gast im Lokal warten; wer nicht abnimmt, verliert eine Reservierung. Beides kostet.
Besonders ärgerlich: Oft rufen mehrere Gäste gleichzeitig an. Ein einzelnes Telefon kann nur ein Gespräch annehmen, der Rest landet im Besetztzeichen. Und Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten – vormittags, am Ruhetag, spätabends – gehen ganz verloren, obwohl genau dann viele ihren Restaurantbesuch planen.
Wie ImmerRuf Ihrem Restaurant hilft
ImmerRuf ist ein KI-Telefonassistent, der für Ihr Restaurant ans Telefon geht – freundlich, natürlich und kaum vom Menschen zu unterscheiden. Er wird auf Ihren Betrieb trainiert: Öffnungszeiten, Tischkapazität, typische Sonderwünsche und Ihren Ton. Danach nimmt er Reservierungen genau so an, wie Sie es möchten.
Er ist rund um die Uhr erreichbar und nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an – auch fünf parallel zur Stoßzeit. Er erfasst Datum, Uhrzeit und Personenzahl, trägt die Reservierung direkt in Ihr System bzw. Ihren Kalender ein und notiert Sonderwünsche wie Tisch am Fenster, Hochstuhl, Allergien oder einen besonderen Anlass. Er bedient Gäste auf Deutsch und Englisch. Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung per SMS und E-Mail.
Ein Anruf, der zur Stoßzeit ins Besetztzeichen läuft, ist ein leerer Tisch am Abend.
Ein typischer Anrufablauf
Ein Gast möchte für Freitagabend einen Tisch für vier Personen reservieren. So läuft das Gespräch typischerweise ab:
- Begrüßung: Der Assistent meldet sich im Namen Ihres Restaurants und fragt, wie er helfen kann.
- Reservierung erfassen: Er fragt nach Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Namen und prüft, ob das Zeitfenster passt.
- Sonderwünsche: Er fragt nach Wünschen – etwa Tisch am Fenster oder eine Unverträglichkeit – und fügt sie der Reservierung bei.
- Eintragen & bestätigen: Die Reservierung landet direkt in Ihrem System, der Gast bekommt sie bestätigt, Sie erhalten eine Zusammenfassung.
Der konkrete Nutzen
Der größte Effekt: Keine Reservierung geht mehr verloren – auch nicht zur Stoßzeit, nicht am Ruhetag und nicht spätabends. Volle Tische statt Besetztzeichen. Bei guter Auslastung können sonst verlorene Reservierungen bis zu 18.000 € zusätzlichen Umsatz pro Monat bedeuten – der tatsächliche Wert hängt von Tischzahl, Auslastung und durchschnittlichem Bon ab.
Hinzu kommt die Entlastung des Service: Niemand muss mehr während des Andrangs ans Telefon und einen Gast warten lassen. Sie haben planbare Kosten und sind auch für internationale Gäste erreichbar. Wie sich das gegenüber Anrufbeantworter und Telefonsekretariat rechnet, zeigt unser Vergleich; eine Einordnung der Kosten und weitere Branchen finden Sie ebenfalls bei uns.
Einrichtung in einer Woche
Die Einrichtung ist unkompliziert. Wir nehmen Öffnungszeiten, Tischkapazität und typische Abläufe auf und trainieren den Assistenten auf Ihr Restaurant. Sie richten eine Rufumleitung von Ihrer bestehenden Nummer ein – wahlweise nur zur Stoßzeit, bei Besetzt oder außerhalb der Öffnungszeiten. Keine neue Hardware, keine neue Nummer. In der Regel ist alles in etwa einer Woche startklar, und ImmerRuf ist DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – mehr dazu auf der Datenschutz-Seite. Die Tarife beginnen bei 49 € pro Monat.
Keine verlorene Reservierung mehr zur Stoßzeit?
Lassen Sie uns Ihren Reservierungsablauf anschauen – kostenlos und unverbindlich. Wir richten ImmerRuf für Ihr Restaurant ein.
Rückruf anfordern →Häufige Fragen
Industry
AI phone assistant for restaurants & hospitality
Lunch and dinner service: the team is flat out, the bar is full – and the phone keeps ringing. Reservations get lost, and sometimes five guests call at once. ImmerRuf takes every reservation, around the clock and even with several calls in parallel, enters them into your system and records special requests – in German and English.
Key takeaways
- During peaks no one can pick up – the AI phone assistant takes reservations 24/7, even with five calls at once.
- It enters reservations straight into your system or calendar – no lost notes.
- It records special requests (window table, allergies, occasion) and serves multilingual guests in German and English.
- Otherwise-lost reservations can mean up to €18,000 in extra revenue per month – from €49 per month, ready in about a week.
Contents
The problem: peak time, no one on the phone
In hospitality everything piles up into a few hours. Exactly when the kitchen is running and the team rushes from table to table, the phone rings most – guests want to book, change or cancel. Whoever answers keeps a guest in the room waiting; whoever doesn't loses a reservation. Both cost.
Worse still: often several guests call at once. A single phone can only take one call, the rest hit the busy tone. And calls outside opening hours – mornings, on closing days, late at night – are lost entirely, even though that's exactly when many plan their visit.
How ImmerRuf helps your restaurant
ImmerRuf is an AI phone assistant that answers the phone for your restaurant – friendly, natural and barely distinguishable from a human. It's trained on your business: opening hours, table capacity, typical special requests and your tone. After that it takes reservations exactly as you want.
It's reachable around the clock and takes several calls at once – even five in parallel during peaks. It records date, time and party size, enters the reservation straight into your system or calendar and notes special requests like a window table, high chair, allergies or a special occasion. It serves guests in German and English. After every call you get a short summary by SMS and email.
A call that hits a busy tone during peak time is an empty table that evening.
A typical call flow
A guest wants to book a table for four on Friday evening. Here's how the conversation typically goes:
- Greeting: the assistant answers in your restaurant's name and asks how it can help.
- Capture the reservation: it asks for date, time, party size and name and checks the slot fits.
- Special requests: it asks about wishes – a window table or an intolerance – and adds them to the reservation.
- Enter & confirm: the reservation lands straight in your system, the guest gets it confirmed, you get a summary.
The concrete benefit
The biggest effect: no reservation is lost any more – not at peak time, not on a closing day, not late at night. Full tables instead of a busy tone. With good utilisation, otherwise-lost reservations can mean up to €18,000 in extra revenue per month – the actual value depends on table count, utilisation and average spend.
There's also relief for the team: no one has to answer the phone during the rush and keep a guest waiting. You have predictable costs and are reachable for international guests too. How that compares to an answering machine or a call centre is in our comparison; you'll also find a view of the costs and other industries with us.
Set up in a week
Setup is simple. We capture your opening hours, table capacity and typical processes and train the assistant on your restaurant. You set up call forwarding from your existing number – either only at peak times, when busy, or outside opening hours. No new hardware, no new number. Usually everything is ready in about a week, and ImmerRuf is GDPR-compliant with a data processing agreement (DPA) – more on the data protection page. Plans start at €49 per month.
No more lost reservations at peak time?
Let us look at your reservation flow – free and with no obligation. We'll set ImmerRuf up for your restaurant.
Request a callback →