KI-Telefonassistent ROI-Rechner: Wie viel spart Ihr Betrieb rund um die Uhr?

ROI-Rechner: Ersparnis, Amortisation und Tarif

Tragen Sie Ihre Zahlen ein. Alle Ergebnisse aktualisieren sich sofort, es gibt keinen Absenden-Button und es werden keine Daten gespeichert oder übertragen. Die Rückgewinnungsquote ist mit 20 % vorbelegt, einer bewusst vorsichtigen Annahme, die Sie an Ihren Betrieb anpassen können.

Wie der ROI-Rechner rechnet

Der Rechner arbeitet in fünf Schritten, jeder Schritt ist eine einfache Formel, die Sie mit Ihren eigenen Zahlen nachvollziehen können. Nichts davon ist eine Blackbox, und nichts davon ist Magie: Es ist dieselbe Rechnung, die auch auf der Seite Verpasste Anrufe beschrieben wird, nur interaktiv gemacht.

Schritt 1: Verpasste Anrufe pro Monat. Der Rechner multipliziert Ihre Anrufe pro Tag mit dem Anteil verpasster Anrufe in Prozent und mit 21 Arbeitstagen im Monat, dem in Deutschland üblichen Wert für einen Fünf-Tage-Betrieb. Bei 15 Anrufen am Tag und 20 % verpasst ergibt das 3 verpasste Anrufe pro Tag, also 63 verpasste Anrufe im Monat. Diese Zahl ist der Ausgangspunkt für alles Weitere, denn jeder dieser Anrufe ist ein potenzieller Auftrag, den heute niemand entgegennimmt, weil das Telefon entweder besetzt ist, niemand abhebt oder der Anruf außerhalb der Geschäftszeiten eingeht.

Schritt 2: Rückgewinnungsquote anwenden. Nicht jeder verpasste Anruf wird zu einem bezahlten Auftrag, selbst wenn er sofort angenommen wird. Manche Anrufer legen bereits einen zweiten Termin bei einem anderen Betrieb ein, manche rufen aus Neugier an, manche sind Verkaufsanrufe oder falsch verbunden. Der Rechner rechnet deshalb standardmäßig konservativ mit einer Rückgewinnungsquote von 20 %, also mit jedem fünften verpasster Anruf, der bei sofortiger Annahme zu einem zahlenden Kunden wird. Dieser Wert ist bewusst editierbar, weil er je nach Branche und Auftragsart stark schwankt. Ein Handwerksbetrieb mit dringendem Reparaturbedarf hat typischerweise eine höhere Quote als ein Betrieb mit beratungsintensiven, planbaren Aufträgen. Passen Sie den Wert an das an, was Sie aus Ihrem Betrieb wissen.

Schritt 3: Zusätzlicher Umsatz. Die zurückgewonnenen Anrufe im Monat, also verpasste Anrufe multipliziert mit der Rückgewinnungsquote, werden mit dem durchschnittlichen Auftragswert multipliziert. Bei 63 verpassten Anrufen, 20 % Rückgewinnung und 180 € Auftragswert ergibt das rund 12,6 zurückgewonnene Aufträge und damit etwa 2.268 € zusätzlichen Umsatz im Monat. Das ist Umsatz, der heute schlicht nicht entsteht, weil der Anruf nie beantwortet wurde.

Schritt 4: Aktuelle Kosten für Anrufbearbeitung. Hier gibt es zwei Wege, je nachdem, was Sie wissen. Wenn Sie einen Telefonservice, eine Empfangskraft oder ein Callcenter bezahlen, tragen Sie die monatliche Rechnung direkt ein. Wenn Sie das Telefon selbst oder über Mitarbeitende nebenbei bedienen, schätzen Sie stattdessen die Stunden pro Woche, die dafür draufgehen, und multiplizieren diese mit dem Stundenlohn und mit 4,33, dem Durchschnitt an Wochen pro Monat. Diese Kosten sind real, auch wenn keine gesonderte Rechnung dafür existiert, denn die Zeit am Telefon fehlt an anderer Stelle im Betrieb.

Schritt 5: Monatliche Ersparnis, Amortisation, ROI. Die monatliche Ersparnis ergibt sich aus zusätzlichem Umsatz plus den bisherigen Kosten für Anrufbearbeitung, abzüglich des ImmerRuf-Tarifpreises für den empfohlenen Tarif. Die Amortisation zeigt, nach wie vielen Monaten sich die einmalige Einrichtungsgebühr von 99 € durch diese Ersparnis ausgeglichen hat, in den meisten Fällen liegt das bei deutlich unter einem Monat. Der ROI im ersten Jahr rechnet den jährlichen Nutzen, zusätzlicher Umsatz und eingesparte Kosten mal zwölf, gegen die jährlichen Kosten, Tarifpreis mal zwölf plus die Einrichtungsgebühr.

Annahmen und Grenzen des Rechners

Ein Rechner wie dieser ist nur so gut wie seine Annahmen, deshalb legen wir sie offen statt sie zu verstecken. Die 21 Arbeitstage sind ein Durchschnittswert für einen Betrieb mit Fünf-Tage-Woche, wer auch samstags öffnet, hat entsprechend mehr Anrufe im Monat und sollte die Anrufe pro Tag entsprechend höher ansetzen. Die Rückgewinnungsquote von 20 % ist eine konservative Standardannahme, keine gemessene Kennzahl über alle ImmerRuf-Kunden hinweg, und lässt sich frei anpassen. Der Auftragswert sollte Ihr durchschnittlicher Wert pro neuem Kunden sein, nicht der Wert Ihres größten Auftrags, sonst überschätzt der Rechner die Ersparnis deutlich.

Zwei Dinge rechnet der Rechner bewusst nicht ein: Folgeaufträge und Weiterempfehlungen durch zufriedene Kunden, die den tatsächlichen ROI eher erhöhen, und die Zeit, die Sie selbst durch weniger Unterbrechungen am Tag gewinnen, die sich schwer in Euro fassen lässt. Der ROI-Rechner ist damit eher konservativ als optimistisch kalibriert. Er ersetzt keine individuelle Kalkulation, für eine belastbare Zahl mit Ihren echten Anrufdaten rechnet ImmerRuf im kostenlosen Erstgespräch konkret mit Ihnen durch. Die generelle Kostenlogik, unabhängig vom Rechner, steht auf der Seite Kosten eines KI-Telefonassistenten, ein Vergleich mit klassischen Alternativen auf der Seite Telefonservice Kosten.

Welcher Tarif zu welchem Anrufvolumen passt

ImmerRuf staffelt die Tarife nach Anrufen pro Tag, nicht nach Minuten, weil ein Betriebsinhaber weiß, wie viele Anrufe er verpasst, aber selten, wie viele Minuten das sind. Der Rechner oben schlägt automatisch den passenden Tarif für Ihre eingegebenen Anrufe pro Tag vor:

• Basis, 99 € im Monat: an Spitzentagen bis zu 10 Anrufe, 600 Minuten inklusive, Terminbuchung enthalten.
• Empfang, 199 € im Monat: an Spitzentagen bis zu 25 Anrufe, 1.500 Minuten inklusive, Terminbuchung enthalten.
• Wachstum, 349 € im Monat: an Spitzentagen bis zu 50 Anrufe, 3.000 Minuten inklusive, Terminbuchung enthalten.
• Individuell, auf Anfrage: über 50 Anrufe am Tag, mit individuell zugeschnittenem Minutenkontingent.

Alle Preise sind netto, zzgl. USt., monatlich kündbar. Terminbuchung ist in jedem Tarif enthalten, ImmerRuf bucht Termine direkt im Gespräch in Ihren Kalender, ohne dass danach noch jemand zurückrufen muss. Die vollständige Übersicht mit allen Details steht auf der Seite Preise.

Rechenbeispiel: Handwerksbetrieb mit 15 Anrufen am Tag

Ein Elektrobetrieb mit vier Monteuren bekommt an einem normalen Werktag 15 Anrufe. Weil unterwegs auf der Baustelle niemand ans Telefon geht, bleiben 20 % davon unbeantwortet, also 3 Anrufe am Tag. Der durchschnittliche Auftragswert liegt bei 180 €, aktuell zahlt der Betrieb keinem Dritten für Anrufbearbeitung, der Inhaber nimmt das mit. Mit der Standard-Rückgewinnungsquote von 20 % ergibt das rund 12,6 zurückgewonnene Aufträge im Monat und etwa 2.268 € zusätzlichen Umsatz. Bei 15 Anrufen am Tag empfiehlt der Rechner den Tarif Basis für 99 €. Die monatliche Ersparnis liegt damit bei rund 2.169 €, die Einrichtungsgebühr von 99 € ist bereits in den ersten anderthalb Wochen erwirtschaftet, und der ROI im ersten Jahr liegt weit über 1.000 %. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen oben ein, um die Rechnung für Ihren Betrieb zu sehen.