KI-Telefonassistent vs. Sekretärin: rund um die Uhr statt Bürozeiten

Die kurze Antwort

Die Frage „KI-Telefonassistent oder Sekretärin“ ist falsch gestellt. Eine Sekretärin telefoniert nicht den ganzen Tag. Sie schreibt Angebote, sortiert Post, bereitet die Buchhaltung vor, empfängt Besucher, koordiniert Termine und fängt nebenbei das Telefon ab. Genau dieses „nebenbei“ ist der teure Teil: Jeder Anruf reißt sie aus der Arbeit, an der sie gerade sitzt.

Ein KI-Telefonassistent übernimmt diesen Unterbrechungsanteil. Bei ImmerRuf sind das die wiederkehrenden Standardanliegen: Terminanfragen, Öffnungszeiten, Adresse, Rückrufwünsche, Standardfragen zu Leistungen und Preisen. Der Rest geht weiter an den Menschen, mit sauberer Notiz und Rufnummer.

Wer gar keine Empfangskraft hat und über eine Einstellung nachdenkt, findet die vollständige Kostenrechnung unter Was kostet eine Sekretärin. Wer eine hat und sie entlasten will, liest hier weiter.

Kosten im direkten Vergleich

Die folgende Tabelle stellt die Arbeitgeberkosten einer angestellten Kraft den Tarifen von ImmerRuf gegenüber. Die Personalkosten folgen der Modellrechnung von ImmerRuf auf Basis des Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Stand 2026) und enthalten Bruttogehalt, Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Umlagen, Arbeitsplatz und IT. Details zur Berechnung stehen auf der Seite Sekretärin Kosten. Die ImmerRuf-Preise sind netto, zzgl. USt. und monatlich kündbar.

Zur Einordnung: 600 Freiminuten im Tarif Basis entsprechen bei der bei ImmerRuf gemessenen durchschnittlichen Gesprächsdauer von 3,8 Minuten rund 158 Gesprächen im Monat. Bei ImmerRuf kommt einmalig eine Einrichtungsgebühr von 99 € dazu. Für die ersten zehn Kunden entfällt sie im Gegenzug für eine Fallstudie. Alle Details stehen auf der Seite Preise, die Rechenwege unter Kosten.

Der Preisunterschied ist real, aber er misst nicht dasselbe. 99 € kaufen Telefondienst. 4.500 € kaufen einen Menschen mit Urteilsvermögen, der auch alles andere im Büro erledigt. Wer beides gegenüberstellt, sollte die Frage stellen: Wie viele Stunden pro Woche verbringt die Empfangskraft tatsächlich am Telefon, und was könnte sie in dieser Zeit sonst tun?

Erreichbarkeit im direkten Vergleich

Hier ist der Unterschied nicht graduell, sondern strukturell. Ein Mensch arbeitet zu Arbeitszeiten. Eine Software nicht.

Die Zeile zu den parallelen Anrufen wird regelmäßig unterschätzt. Ein Mensch führt ein Gespräch. Läutet währenddessen ein zweites Telefonat, hört der Anrufer besetzt oder landet auf der Mailbox. In Stoßzeiten, etwa Montagmorgen in einer Werkstatt oder Praxis, ist genau das der Moment, in dem Anrufe verloren gehen. Wie groß dieser Verlust ausfällt, rechnet die Seite Verpasste Anrufe durch.

Was nur ein Mensch kann

Dieser Abschnitt ist der ehrlichste Teil der Seite. Ein KI-Telefonassistent hat harte Grenzen, und wer sie kennt, trifft die bessere Entscheidung.

• Verhandeln. Ein Kunde, der 15 Prozent Nachlass will, braucht jemanden mit Spielraum und Verantwortung. Die KI kennt Ihre Preise, aber sie darf sie nicht ändern.
• Deeskalieren. Ein aufgebrachter Kunde nach einem missglückten Auftrag will einen Menschen. Der Assistent erkennt die Situation und leitet weiter, aber er löst sie nicht.
• Ermessensentscheidungen treffen. Ob ein Notfall am Samstag den Bereitschaftsdienst rechtfertigt, hängt an Erfahrung, nicht an Regeln.
• Vor Ort sein. Besucher empfangen, Paket annehmen, Kaffee kochen, Unterschrift einholen. Nichts davon geht über eine Leitung.
• Alles außerhalb des Telefons. Angebote schreiben, Rechnungen prüfen, Mahnwesen, Reiseplanung, Ablage, vorbereitende Buchhaltung.
• Zwischentöne deuten. Wenn ein Stammkunde anders klingt als sonst, hört ein Mensch das. Ein Sprachmodell hört Wörter.

Eine Sekretärin ersetzt man nicht durch Software. Man nimmt ihr das Telefon ab, damit sie zu ihrer eigentlichen Arbeit kommt. ImmerRuf

Was die KI zuverlässiger macht

Umgekehrt gibt es Punkte, an denen Software einem Menschen systematisch überlegen ist. Nicht weil sie klüger wäre, sondern weil sie nicht müde wird.

• Sie nimmt immer ab. Beim ersten Klingeln, ohne Ausnahme, auch beim vierten Anruf innerhalb einer Minute.
• Sie vergisst nichts. Jedes Gespräch wird protokolliert und als Zusammenfassung zugestellt. Keine verlorenen Notizzettel.
• Sie fragt immer dieselben Pflichtfelder ab. Name, Rückrufnummer, Anliegen, Dringlichkeit. Ein Mensch unter Zeitdruck vergisst die Rufnummer.
• Sie bucht Termine im Gespräch. Über die Kalenderanbindung prüft der Assistent freie Slots und bestätigt den Termin, bevor er auflegt. Terminbuchung ist bei ImmerRuf in jedem Tarif enthalten, auch im Tarif Basis für 99 €.
• Sie skaliert bei Lastspitzen. Nach einer Anzeige oder einem Sturmschaden kommen 40 Anrufe in einer Stunde. Das ist eine Tarifzeile, keine Personalfrage.

Die Arbeitsteilung, die in der Praxis funktioniert

Betriebe, die beides einsetzen, teilen die Arbeit meist nach demselben Muster auf. Es hat sich als das robusteste Modell erwiesen:

1. Erstkontakt an die KI, aber nur bei Bedarf. Die Rufumleitung greift erst nach fünf oder sechs Klingelzeichen. Ist jemand am Platz, geht der Mensch ran. Nur wenn niemand abnimmt, übernimmt der Assistent. Die Einrichtung beschreibt die Anleitung Rufumleitung einrichten.
2. Standardanliegen enden bei der KI. Termin, Öffnungszeiten, Adresse, Statusabfrage. Diese Gespräche erreichen das Sekretariat nie.
3. Alles Komplexe wird weitergereicht. Der Assistent nimmt Name, Nummer und Anliegen auf und stellt eine Notiz zu. Der Rückruf erfolgt gebündelt, nicht als Unterbrechung.
4. Randzeiten gehören ganz der KI. Vor 8 Uhr, nach 18 Uhr, am Wochenende, an Feiertagen und im Betriebsurlaub läuft alles über den Assistenten.

Der Effekt ist nicht Personalabbau, sondern Fokus. Die Empfangskraft wird seltener unterbrochen und bearbeitet gebündelte Rückrufe statt zufälliger Klingelzeichen. Wie das im Alltag eines Handwerksbetriebs aussieht, zeigt die Fallstudie.

Für wen sich was lohnt

Nur KI, keine Empfangskraft

Sinnvoll für Betriebe mit ein bis fünf Personen, bei denen niemand fest im Büro sitzt: Handwerk, Kfz-Werkstätten, Einzelpraxen, kleine Dienstleister. Hier ist die Alternative nicht die Sekretärin, sondern die Mailbox. Branchenspezifische Abläufe stehen unter Branchen.

Empfangskraft plus KI

Das Standardmodell ab etwa zehn Mitarbeitenden oder bei mehr als 25 Anrufen am Tag. Die Person bleibt, das Telefon wird vorgefiltert, Randzeiten und Lastspitzen sind abgedeckt.

Nur Empfangskraft

Vertretbar, wenn das Anrufvolumen niedrig ist, alle Anrufe innerhalb der Bürozeiten eingehen und die Gespräche überwiegend Beratung statt Terminvergabe sind. Steuerkanzleien und beratungsintensive B2B-Geschäfte fallen häufig darunter.

Wer weitere Varianten vergleichen will, findet unter Vergleich die Gegenüberstellung von KI-Assistent, Anrufbeantworter, Telefonservice und Empfangskraft und unter DSGVO die Details zu Datenverarbeitung, EU-Hosting und Auftragsverarbeitungsvertrag.