Sekretärin Kosten pro Monat: die vollständige Rechnung 2026

Was kostet eine Sekretärin pro Monat?

Eine Sekretärin oder Empfangskraft in Vollzeit kostet einen deutschen Betrieb rund 3.900 bis 5.400 € pro Monat. Die Spanne kommt zustande, weil Gehälter regional und nach Branche stark schwanken und weil manche Betriebe Urlaubs- und Weihnachtsgeld zahlen und andere nicht.

Der häufigste Rechenfehler bei dieser Frage: Man schaut auf das Bruttogehalt und hält das für die Kosten. Tatsächlich sind Personalkosten in Deutschland ungefähr ein Drittel höher als das Brutto, bevor man Arbeitsplatz, IT und Einarbeitung überhaupt eingerechnet hat. Als Orientierung für das Grundgehalt dient der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Stand 2026), der für Bürofachkräfte und Assistenzberufe je nach Bundesland und Erfahrung Medianwerte im Bereich 2.900 bis 3.600 € brutto ausweist. Die folgenden Zahlen sind eine Modellrechnung von ImmerRuf auf dieser Basis, keine tarifgebundene Aussage.

Die vollständige Kostentabelle

Alle Werte sind Monatswerte für eine Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden. Jährliche Posten wie Weihnachtsgeld oder Recruiting sind auf den Monat heruntergerechnet.

Auf das Jahr gerechnet liegt eine Vollzeitstelle am Empfang damit bei 46.400 bis 64.300 €. Wer nur mit dem Brutto plant, unterschätzt die Position um etwa 1.000 bis 1.900 € im Monat.

Die Kostenblöcke im Einzelnen

Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung

Der Arbeitgeber trägt die Hälfte der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung. In Summe sind das rund 21 % des Bruttogehalts: etwa 8,1 % Krankenversicherung inklusive durchschnittlichem Zusatzbeitrag, 9,3 % Rentenversicherung, 1,3 % Arbeitslosenversicherung und 1,8 % Pflegeversicherung. Bei 3.200 € brutto sind das rund 672 € zusätzlich pro Monat, die nie auf der Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin auftauchen.

Umlagen und Berufsgenossenschaft

Dazu kommen die Umlage U1 für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die Umlage U2 für Mutterschaftsaufwendungen, die Insolvenzgeldumlage und der Beitrag zur zuständigen Berufsgenossenschaft. Zusammen liegen diese Posten meist zwischen 1,5 und 3 % des Bruttogehalts. Sie sind klein, werden aber in fast jeder Überschlagsrechnung vergessen.

Arbeitsplatz

Ein Empfangsarbeitsplatz braucht Fläche. Bei 10 m² und einem Gewerbemietpreis von 12 bis 25 € pro Quadratmeter sind das 120 bis 250 € Miete im Monat, dazu Nebenkosten, Reinigung, Möbel und Versicherungen. In Eigentumsimmobilien entfällt die Miete, die Fläche fehlt aber trotzdem für anderes.

Recruiting und Einarbeitung

Eine Stellenausschreibung, mehrere Bewerbungsgespräche und vier bis acht Wochen bis zur vollen Produktivität summieren sich schnell auf 2.000 bis 5.000 €. Verteilt auf zwei Jahre Betriebszugehörigkeit sind das 80 bis 200 € pro Monat. Bei hoher Fluktuation im Empfangsbereich fällt dieser Posten deutlich höher aus.

Urlaub, Krankheit und der effektive Stundensatz

Bezahlte Zeit ist nicht gleich anwesende Zeit. Bei 30 Urlaubstagen und einem branchenüblichen Krankenstand von 10 bis 20 Tagen im Jahr fehlen 40 bis 50 von rund 250 Arbeitstagen. Das sind 16 bis 20 % der Jahresarbeitszeit, die voll bezahlt wird, in der aber niemand am Empfang sitzt.

Rechnet man diese Ausfallzeit heraus, ergibt sich der effektive Stundensatz. Bei 3.900 € Gesamtkosten und rund 134 tatsächlich geleisteten Stunden im Monat kostet die Stunde etwa 29 €. Am oberen Ende, bei 5.400 €, sind es rund 40 € pro Stunde. Das ist der Preis, den eine Stunde Telefonannahme wirklich hat.

Der zweite Punkt ist die Abdeckung. Eine Vollzeitkraft ist rund 40 von 168 Wochenstunden erreichbar, also etwa 24 % der Woche. Abende, Wochenenden, Mittagspausen und Feiertage sind nicht abgedeckt. Wie viel Umsatz an diesen Rändern verloren geht, haben wir unter verpasste Anrufe mit Zahlen hinterlegt.

Teilzeit, Minijob und externer Telefonservice

Die üblichen Alternativen kosten weniger, lösen das Erreichbarkeitsproblem aber nur teilweise:

• Teilzeit, 20 Wochenstunden: rund 1.950 bis 2.700 € pro Monat. Halbe Kosten, halbe Abdeckung. Außerhalb der besetzten Stunden klingelt es weiter ins Leere.
• Minijob, 556 € Grenze: rund 700 € pro Monat inklusive Pauschalabgaben. Deckt etwa 10 bis 12 Wochenstunden ab, was für einen Empfang selten reicht.
• Externer Telefonservice: häufig Grundgebühr plus Minutenpreis. Die Rechnung schwankt mit dem Anrufaufkommen und ist im Voraus schwer zu planen. Einen ausführlichen Kostenvergleich dazu finden Sie unter Kosten eines KI-Telefonassistenten.
• Anrufbeantworter: praktisch kostenlos, nimmt aber nur auf. Die meisten Anrufer legen ohne Nachricht auf und rufen beim nächsten Betrieb an.

Was ein KI-Telefonassistent übernimmt und was nicht

Hier die ehrliche Einordnung, auch wenn sie nicht besonders werblich klingt: Ein KI-Telefonassistent ersetzt keine Sekretärin. Wer eine Assistenz für Buchhaltung, Post, Angebote, Mahnwesen, Personalthemen und Kundenbetreuung vor Ort braucht, braucht einen Menschen. Daran ändert Sprach-KI nichts.

Was ein KI-Telefonassistent tatsächlich leistet: Er nimmt den Telefonkanal aus dem Arbeitsalltag heraus. Er geht bei jedem Anruf ran, auch beim dritten gleichzeitig, auch um 19 Uhr, auch während Ihre Mitarbeiterin im Urlaub ist. Er fragt strukturiert ab, wer anruft und worum es geht, bucht auf Wunsch einen Termin und schickt eine Notiz ins Team. Alles, was Urteilsvermögen, Verhandlung oder Verantwortung braucht, landet weiterhin bei einem Menschen.

Der Wert liegt deshalb selten im Ersetzen einer Stelle, sondern in zwei anderen Dingen. Erstens: Unterbrechungen verschwinden. In einem Handwerksbetrieb oder einer Praxis reißt jeder Anruf jemanden aus der Arbeit. Zweitens: Die Randzeiten sind abgedeckt, in denen bisher niemand abgenommen hat.

Eine Sekretärin kostet 3.900 € im Monat und ist 24 % der Woche erreichbar. Ein KI-Telefonassistent kostet 99 € und ist es immer. Beide machen nicht dasselbe, und genau das ist der Punkt. ImmerRuf

Die Rechnung, die tatsächlich zählt

Statt „Mensch oder KI" lautet die brauchbare Frage: Wie viele Stunden pro Woche verbringt Ihr Team mit Telefonannahme, und was kostet diese Zeit?

Ein Beispiel aus der Praxis. Ein Betrieb bekommt 20 Anrufe am Tag. Bei einer gemessenen durchschnittlichen Gesprächsdauer von 3,8 Minuten über 221 reale Anrufe auf der ImmerRuf-Plattform sind das rund 76 Minuten reine Gesprächszeit pro Tag, also gut 6 Stunden pro Woche. Rechnet man den Kontextwechsel nach jeder Unterbrechung dazu, sind 8 bis 10 Stunden realistisch. Zum effektiven Stundensatz von 29 bis 40 € entspricht das 1.000 bis 1.700 € pro Monat an gebundener Arbeitszeit.

Diese Zeit lässt sich nicht komplett auslagern, denn manche Anrufe gehören zwingend zu einem Menschen. Aber der Teil, der nur aus Terminvergabe, Rückfragen zu Öffnungszeiten und Aufnahme von Kontaktdaten besteht, lässt sich abgeben. Die Tarife von ImmerRuf beginnen bei 99 € pro Monat für den Tarif Basis mit an Spitzentagen bis zu 10 Anrufen und 600 Freiminuten. Der Tarif Empfang kostet 199 € und deckt an Spitzentagen bis zu 25 Anrufe mit 1.500 Minuten ab, der Tarif Wachstum 349 € für an Spitzentagen bis zu 50 Anrufe mit 3.000 Minuten. Alle Preise netto, zzgl. USt., monatlich kündbar. Die Einrichtung kostet einmalig 99 € und ist für die ersten 10 Kunden gegen eine Fallstudie kostenlos. Alle Details stehen auf der Seite Preise.

Terminbuchung ist bei ImmerRuf in jedem Tarif enthalten, auch im günstigsten. Termine werden im Gespräch direkt in Ihren Kalender gebucht. Die Einrichtung übernimmt ImmerRuf komplett; die meisten Betriebe sind innerhalb einer Woche live. Anrufdaten bleiben in der EU, es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, in dem alle Unterauftragsverarbeiter benannt sind. Was das konkret bedeutet, steht unter DSGVO.

Wie sich der KI-Telefonassistent gegen Anrufbeantworter, externen Telefonservice und eigene Empfangskraft schlägt, zeigt der Vergleich. Branchenspezifische Beispiele finden Sie unter Branchen, ein echtes Kundenbeispiel mit Zahlen in der Fallstudie.