KI-Telefonassistent für Rechtsanwälte: erreichbar bleiben, ohne das Mandat zu gefährden

Warum das Telefon in der Kanzlei das teuerste Gerät ist

Anwaltliche Arbeit wird in Zeit bemessen, und zwar in konzentrierter Zeit. Ein Schriftsatz, eine Akte, ein Mandantengespräch – jede Unterbrechung kostet mehr als die Dauer des Anrufs, weil das Zurückfinden in den Fall dazukommt. Genau deshalb ist das Telefon in einer Kanzlei ein doppeltes Problem: Wer rangeht, verliert den Faden. Wer nicht rangeht, verliert womöglich das Mandat.

Denn der Anrufer, der sich gerade eine Kündigung eingefangen hat oder eine Ladung im Briefkasten findet, ruft nicht nur eine Kanzlei an. Er arbeitet eine Liste ab. Wer als Erster abnimmt und einen Termin vergibt, bekommt das Mandat – nicht, wer am Abend zurückruft. Die gemessene durchschnittliche Gesprächsdauer bei ImmerRuf liegt bei 3,8 Minuten über 221 reale Anrufe; eine Terminvergabe ist also schnell abgewickelt, sofern überhaupt jemand abnimmt.

In kleinen und mittleren Kanzleien übernimmt das Telefon meist die Rechtsanwaltsfachangestellte nebenbei, zwischen Fristenkalender und Posteingang. Im Urlaub, in der Mittagspause und nach 17 Uhr ist niemand da. Wie sich das mit anderen Modellen vergleicht, zeigt der Beitrag KI-Telefonassistent vs. Sekretärin.

Was der Assistent übernimmt

• Anliegen strukturiert erfassen: Name, Rufnummer, Gegenstand, Gegenseite, gewünschte Rückrufzeit – als schriftliche Zusammenfassung, nicht als Sprachnachricht.
• Termine buchen: Erstberatung und Besprechung direkt in den freien Zeiten Ihres Kalenders. Terminbuchung ist in jedem Tarif enthalten.
• Eilfälle melden: Nach Ihren Stichworten markierte Anrufe gehen sofort und gesondert an die Kanzlei, statt in der Tagesübersicht zu landen.
• Konfliktprüfung vorbereiten: Weil Gegenseite und Gegenstand abgefragt werden, fällt ein möglicher Interessenkonflikt auf, bevor ein inhaltliches Gespräch stattfindet.
• Bestandsmandanten weiterleiten: Fragt jemand nach dem Sachstand, ordnet der Assistent nach den hinterlegten Zuständigkeiten zu und notiert den Rückruf.
• Randzeiten abdecken: Anrufe vor 8 Uhr, nach 17 Uhr, in der Mittagspause und am Wochenende laufen nicht mehr ins Leere.

Die Grenze: keine Rechtsberatung

Der Assistent gibt keine rechtliche Einschätzung ab – weder zu Erfolgsaussichten noch zu Fristen, Kosten oder Vorgehen. Die Besorgung fremder Rechtsangelegenheiten ist nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz den dazu befugten Personen vorbehalten, und unabhängig davon wäre jede Antwort ohne Aktenkenntnis wertlos und haftungsrechtlich riskant.

Fragt ein Anrufer „habe ich da eine Chance?“, antwortet der Assistent nicht inhaltlich. Er nimmt den Sachverhalt in Stichworten auf, ordnet ihn zu und sorgt dafür, dass der Rückruf mit dem richtigen Kontext stattfindet. Auch zur Vergütung äußert er sich nicht; er nennt allenfalls, dass eine Erstberatung vereinbart werden kann.

Ein KI-Telefonassistent ersetzt in einer Kanzlei nicht den Anwalt. Er ersetzt die Unterbrechung – und die Mailbox, auf die niemand spricht. ImmerRuf

Eilfälle, Fristen und Erreichbarkeit

Nicht jeder Anruf ist gleich dringend, und genau das soll der Assistent unterscheiden können – nicht rechtlich, sondern nach Ihren Vorgaben. Bei der Einrichtung hinterlegen Sie, welche Stichworte einen Anruf hochstufen: eine Ladung, eine laufende Frist, eine einstweilige Verfügung, eine Durchsuchung, ein Haftfall. Trifft eines davon zu, geht die Meldung sofort und gesondert raus – per E-Mail und SMS, an die Rufnummer, die Sie festlegen.

Alles andere kommt gesammelt: wer angerufen hat, worum es ging, was zu tun ist. Die Kanzlei entscheidet, wann sie das abarbeitet. Die Bewertung, ob tatsächlich eine Frist läuft, bleibt beim Berufsträger; der Assistent sorgt nur dafür, dass der Anruf Sie überhaupt erreicht.

Verschwiegenheit, § 43e BRAO und DSGVO

Für eine Kanzlei ist die Verschwiegenheit das Ausschlusskriterium. Sie folgt aus § 43a Abs. 2 BRAO und ist über § 203 StGB strafbewehrt. § 43e BRAO regelt, unter welchen Voraussetzungen Dienstleister in Anspruch genommen werden dürfen – der Dienstleister ist als mitwirkende Person zur Verschwiegenheit zu verpflichten, und die Weitergabe von Informationen ist auf das Erforderliche zu begrenzen.

ImmerRuf schließt zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, benennt darin alle Unterauftragsverarbeiter und speichert Gesprächsdaten in der EU; das Sprachmodell läuft auf Wunsch vollständig in der EU. Weil der Assistent strukturierte Zusammenfassungen liefert statt roher Mitschnitte, bleibt der Kreis derer klein, die Gesprächsinhalte überhaupt sehen. Was gespeichert wird und wie lange, legen Sie im Einrichtungsgespräch fest. Die Details stehen auf unserer Seite zu DSGVO und Datenschutz und im Beitrag zum AVV nach Art. 28 DSGVO.

Was es kostet

ImmerRuf hat einen festen Monatspreis ohne Abrechnung pro Minute:

• Basis – 99 € im Monat: bis 10 Anrufe pro Tag, 600 Minuten. Passend für Einzelanwälte.
• Empfang – 199 € im Monat: bis 25 Anrufe pro Tag, 1.500 Minuten. Der übliche Tarif für Kanzleien mit mehreren Berufsträgern.
• Wachstum – 349 € im Monat: bis 50 Anrufe pro Tag, 3.000 Minuten.
• Individuell – auf Anfrage: über 50 Anrufe pro Tag.

Die Einrichtung kostet einmalig 99 € und entfällt für die ersten zehn Kunden gegen eine Fallstudie. Alle Preise sind netto zzgl. USt. und monatlich kündbar. Der vollständige Vergleich steht auf Preise, die Einordnung gegenüber anderen Modellen unter Kosten. Weitere Branchen finden Sie in der Branchenübersicht.